Placing Orders

Setelah membuat inquiry dan untuk apa inquiry dibuat, kita akan membahas bagaimana balasan suatu inquiry dan bagaimana pelaksanaan suatu sales letter. Semua yang dilakukan perusahaan dalam tahap-tahap awal ini bertujuan tiada lain untuk mendapatkan pesanan (order), karena dengan diperolehnya pesanan ini berarti akan meningkatkan omset perusahaan.

            Setelah calon pembeli menerima katalog, daftar harga dan lain-lainnya yang berhubungan dengan barang atau produk yang akan dibeli dari penjual, semua ini tentu akan dipelajari terlebih dahulu dengan secermat mungkin. Jika semua yang ditawarkan oleh penjual ternyata cocok atau sesuai dengan apa yang dibutuhkan, misalnya mutu barang yang bagus, harga yang bersaing, syarat-syarat pembayaran yang mudah, potongan harga yang cukup tinggi, maka proses selanjutnya adalah melakukan pesanan sesuai dengan yang dibutuhkan.

            Ada dua cara dalam melakukan pesanan, yakni :

1.      Pesanan yang dilakukan tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi/ without official order form

2.      Pesanan yang dilakukan dengan menggunakan formulir pemesanan resmi/ with official order form

Pesanan yang dilakukan tanpa menggunakan formulir resmi cukup dilakukan dengan surat saja dan semua perincian yang dipesan langsung dicantumkan pada surat tersebut. Dengan demikian surat ini langsung berfungsi sebagai surat pesanan. Karena surat ini langsung berfungsi sebagai surat pesanan, maka isinya pun harus singkat, jelas, padat dan langsung pada tujuan.

Sedangkan perusahaan-perusahaan besar, pesanan pada umumnya dilakukan dengan menggunakan formulir pesanan khusus yang memang sudah dicetak sedemikian rupa. Dengan demikian setiap melakukan pesananan hanya tinggal mengisi kolam-kolam yang telah disediakan.

Sebuah form orderatau sering disebut purchase order (PO) biasanya dilengkapi dengan lajur-lajur antara lain :

Ø  No/nomor

Ø  Description/items/jenis barang

Ø  Quantity/jumlah

Ø  Type/jenis barang

Ø  Unit price/harga satuan

Ø  Amount/jumlah

Ø  Delivery date/tanggal pengirim

Ø  Terms of payment/ syarat-syarat pembayaran dll.